Welches CRM passt zu einer Agentur, die viele Kunden, viele Ansprechpartner und die eigene Neukundengewinnung gleichzeitig im Griff behalten muss? Dieser Ratgeber trennt CRM von Projekt- und Agentursoftware, vergleicht sechs Systeme anhand von neun Kriterien und zeigt GoHighLevel im Detail: was dokumentiert ist, was Einrichtung verlangt und wo die Grenzen liegen.
Beispiel-Workflow in einem KundenkontoFormular→E-Mail→Termin→Erinnerung
Aufbau, wie ihn GoHighLevel dokumentiert: ein Agenturkonto, darunter je Kunde ein
Sub-Account mit eigener Pipeline, eigenen Workflows und eigenem Posteingang[12][23].
01
Kapitel 1 von 6
Agenturalltag: wo Leads und Kunden verloren gehen
Kurz gesagt
Punkt 1
Agenturen führen zwei Arten von Kundenbeziehungen zugleich: die eigene Akquise und oft auch die Leads ihrer Kunden.
Punkt 2
Typische Engpässe sind liegengebliebene Anfragen, Berichte auf den letzten Drücker, lose verbundene Werkzeuge und zähes Onboarding.
Punkt 3
Ein CRM löst vor allem die Kommunikations- und Nachfassprobleme. Projektarbeit bleibt Sache anderer Werkzeuge.
Für wen
Welche Agenturen ein CRM anders brauchen als ein Vertriebsteam
Ein klassisches Vertriebs-CRM verwaltet die eigenen Kunden. Eine Agentur verwaltet häufig zusätzlich die Interessenten und Kunden ihrer Kunden.
Daraus entstehen zwei Ebenen, die ein Agentur-CRM auseinanderhalten muss. Auf der ersten Ebene steht der Agenturvertrieb: Anfragen für die eigenen Leistungen, Erstgespräche, Angebote, Verträge, Verlängerungen. Auf der zweiten Ebene steht die Arbeit für Kunden: Leads aus Kampagnen, die Sie für einen Kunden fahren, Terminbuchungen auf seinen Landingpages, Nachrichten an seine Interessenten. Wer beide Ebenen in einer einzigen Kontaktliste mischt, verliert schnell den Überblick und riskiert, dass Daten eines Kunden bei einem anderen sichtbar werden.
Wie wichtig die zweite Ebene ist, hängt vom Agenturtyp ab. Die folgende Übersicht zeigt für acht verbreitete Agenturformen, was im Alltag anfällt, was ein CRM davon tragen kann und was eher in anderen Werkzeugen bleibt.
Marketingagentur
Alltag
Mehrere Kunden mit laufenden Kampagnen, eigene Neukundengewinnung über Website und Empfehlungen, regelmäßige Abstimmungstermine.
Was das CRM trägt
Anfragen beider Ebenen erfassen, Nachfassen automatisieren, Termine und Gesprächsverlauf je Kunde bündeln.
Bleibt eher woanders
Kampagnensteuerung in den Werbekonten, Kreativproduktion, Projektplanung.
Digitalagentur
Alltag
Breites Leistungsspektrum von Website bis Kampagne, viele Ansprechpartner pro Kunde, häufige Übergaben zwischen Teams.
Was das CRM trägt
Kontakte mit Rollen je Kunde, Übergabe von Vertrieb an Umsetzung, zentraler Nachrichtenverlauf.
Bleibt eher woanders
Ticketsystem für Entwicklung, Projektmanagement, Zeiterfassung.
Werbeagentur
Alltag
Pitches, Angebote mit mehreren Runden, lange Entscheidungswege auf Kundenseite.
Was das CRM trägt
Pipeline für Pitches und Angebote, Wiedervorlagen, Gründe für verlorene Pitches dokumentieren.
Bleibt eher woanders
Kreativ-Workflow, Freigaben von Entwürfen, Budget- und Stundenplanung.
SEO-Agentur
Alltag
Laufende Betreuungsverträge, monatliche Berichte, Kunden, die schnelle Rückmeldung erwarten.
Was das CRM trägt
Vertragslaufzeiten und Verlängerungen im Blick, Kundenkommunikation an einem Ort, Anfragen nach Quelle.
Bleibt eher woanders
Ranking- und Crawling-Werkzeuge, SEO-Berichte mit Suchdaten.
Social-Media-Agentur
Alltag
Viele Nachrichten über Messenger und soziale Netzwerke, Community-Anfragen, die zu Leads werden.
Was das CRM trägt
Nachrichten aus mehreren Kanälen in einem Posteingang, Übergabe von Anfragen in eine Pipeline.
Bleibt eher woanders
Redaktionsplanung, Veröffentlichung von Beiträgen, Social-Analytics.
Webagentur
Alltag
Projektgeschäft mit Anfragen, Angeboten und anschließender Wartung oder Hosting.
Was das CRM trägt
Anfragen qualifizieren, Angebote nachfassen, Wartungsverträge und Verlängerungen verwalten.
Nicht jede Agentur braucht getrennte Kundenkonten.Eine Agentur, die nur ihre eigene Akquise verwaltet und keine Leads für Kunden bearbeitet, kommt mit einem Vertriebs-CRM oft einfacher und bei kleinen Teams günstiger aus. Die Rechnung dazu steht unter Kosten nach Teamgröße.
Ausgangslage
Vier Situationen, die fast jede Agentur kennt
Die frühere Fassung dieser Seite erzählte sie mit Uhrzeiten, Namen und Prozentwerten ohne Quelle. Hier stehen sie als konstruierte Beispiele: mit dem, was ein CRM ändert, und dem, was es nicht ändert.
Beispiel, frei konstruiert · Neukundengewinnung
Die Anfrage, die im Tabellenblatt verschwindet
Ausgangslage
Eine Marketingagentur erhält über das Formular ihrer Website eine Anfrage. Eine Mitarbeiterin trägt den Kontakt in ein geteiltes Tabellenblatt ein und legt sich im Aufgabenboard eine Erinnerung an.
Wo es hakt
Ein dringendes Kundenprojekt verdrängt die Erinnerung. Niemand sieht, dass die Anfrage seit Tagen unbeantwortet ist, weil Tabelle und Board nichts voneinander wissen. Der Interessent entscheidet sich anderswo.
Was ein CRM daran ändert
Das Formular legt den Kontakt direkt an und setzt ihn in die erste Stufe einer Pipeline. Ein Workflow schickt eine Eingangsbestätigung und erzeugt eine Aufgabe für die zuständige Person. Bleibt die Stufe unverändert, ist das in der Pipeline für alle sichtbar.[1][2]
Im Test prüfen
Ein Testformular absenden und nachsehen, ob Kontakt, Pipeline-Eintrag, Bestätigung und Aufgabe entstehen, ohne dass jemand eingreift.
Grenze
Ob die Anfrage gut beantwortet wird, entscheidet weiterhin das Team. Eine automatische Bestätigung ersetzt kein Gespräch.
Beispiel, frei konstruiert · Kundenbetreuung
Der Monatsbericht kurz vor dem Kundentermin
Ausgangslage
Ein Account Manager bereitet den Monatstermin mit einem Kunden vor. Die Zahlen liegen verteilt in der Webanalyse, im Werbekonto, im Newsletter-Werkzeug und in alten E-Mails.
Wo es hakt
Der Bericht entsteht in Eile. Im Termin fragt der Kunde, wie viele Anfragen die Social-Media-Anzeigen gebracht haben, und der Account Manager hat die Antwort nicht parat.
Was ein CRM daran ändert
Ein CRM kann die Daten zusammenführen, die in ihm selbst entstehen: Anfragen nach Quelle, Bewegungen in der Pipeline, gebuchte Termine, den Nachrichtenverlauf. GoHighLevel dokumentiert dafür Dashboards und eine Zuordnung von Kontakten zu ihrer Quelle.[3]
Im Test prüfen
Aufschreiben, welche Kennzahlen Ihrer Kunden tatsächlich im CRM entstehen und welche weiterhin aus Werbekonten oder der Webanalyse kommen.
Grenze
Kennzahlen aus Werbeplattformen oder der Suchkonsole erscheinen nur über Anbindungen im CRM. Ein Ranking-Bericht bleibt Aufgabe eines SEO-Werkzeugs.
Beispiel, frei konstruiert · Werkzeuglandschaft
Acht Werkzeuge und ein Automatisierungsdienst dazwischen
Ausgangslage
Chat für die interne Abstimmung, ein Board für Projekte, ein Vertriebs-CRM, ein Newsletter-Werkzeug, ein Buchungskalender, Videobotschaften, eine Cloud-Ablage und ein Automatisierungsdienst, der alles verbindet.
Wo es hakt
Eine Schnittstelle ändert sich, eine Verknüpfung bricht, und das Onboarding eines neuen Kunden läuft ins Leere, ohne dass es jemand bemerkt. Die Fehlersuche kostet einen halben Tag.
Was ein CRM daran ändert
Ein System, das Formular, Kalender, E-Mail, SMS und Pipeline selbst mitbringt, braucht für diese Strecke keine Verknüpfung zwischen verschiedenen Anbietern. Das verringert die Zahl der Stellen, an denen etwas brechen kann.[4][5]
Im Test prüfen
Die Werkzeuge auflisten, deren Aufgabe das neue System übernehmen soll, und jede Übernahme im Test nachbauen, statt sie anzunehmen.
Grenze
Projektmanagement, Zeiterfassung, Buchhaltung und Ablage bleiben in der Regel eigene Werkzeuge. Weniger Werkzeuge heißt nicht: ein Werkzeug.
Beispiel, frei konstruiert · Onboarding
Das Onboarding, bei dem der Kunde tagelang nichts hört
Ausgangslage
Ein neuer Kunde unterschreibt einen Betreuungsvertrag. Intern müssen Werbekonten angelegt, Zugänge angefragt, ein Briefing verschickt und ein Termin für das Kick-off gefunden werden.
Wo es hakt
Drei Personen erledigen ihre Schritte nacheinander und warten aufeinander. Der Kunde bekommt in dieser Zeit keine Nachricht und fragt schließlich nach, wann es eigentlich losgeht.
Was ein CRM daran ändert
Die Vertragsunterzeichnung wird zu einer Pipeline-Stufe, die einen Onboarding-Workflow auslöst: Willkommensmail, Link zur Buchung des Kick-off-Termins, Aufgaben für Zugänge und Briefing an die zuständigen Personen.[1][6]
Im Test prüfen
Den Ablauf einmal vollständig mit einem Testkontakt durchspielen, einschließlich Terminbuchung und Aufgabenzuweisung.
Grenze
Die Einrichtung der Werbekonten und die Freigaben beim Kunden erledigt kein CRM. Es erinnert, verteilt Aufgaben und dokumentiert.
Gestrichene Zahlen.Die frühere Fassung nannte zu diesen Situationen Prozentwerte, Stundenangaben und Werkzeugzahlen, dazu eine Onboarding-Dauer „ohne CRM-Automation“. Für keinen dieser Werte ließ sich eine Quelle finden. Messen Sie stattdessen Ihre eigenen Werte, wie im Testplan beschrieben.
02
Kapitel 2 von 6
CRM oder Agentursoftware: was wohin gehört
Kurz gesagt
Punkt 1
Ein CRM verwaltet Beziehungen und Kommunikation: Leads, Kontakte, Pipelines, Nachrichten, Termine.
Punkt 2
Projekte, Zeiten, Budgets und Rechnungen sind Aufgabe von Projektmanagement oder Agentursoftware (PSA).
Punkt 3
Viele Agenturen brauchen beides. Entscheidend ist eine saubere Übergabe zwischen Vertrieb und Umsetzung.
Abgrenzung
CRM, Projektmanagement und Agentursoftware
Die häufigste Enttäuschung nach einer CRM-Einführung in Agenturen: Man hat ein System für Kundenbeziehungen gekauft und erwartet eines für Projekte.
Vier Werkzeugtypen teilen sich in einer Agentur die Arbeit, und ihre Grenzen verschwimmen, weil viele Anbieter in die Nachbarbereiche hineinwachsen. Ein CRM (Customer Relationship Management) dreht sich um den Kontakt: Wer hat angefragt, woher kam die Anfrage, in welcher Phase steht das Gespräch, was wurde wann geschrieben, wann ist der nächste Termin. Ein Projektmanagement-Werkzeug dreht sich um die Aufgabe: Wer macht was bis wann, was hängt wovon ab. Eine Agentursoftware, oft auch PSA-Software (Professional Services Automation) genannt, verbindet Projekte mit Zeiterfassung, Budgets, Ressourcenplanung und Rechnungen. Die Buchhaltung schließlich verbucht und versteuert.
Welcher Werkzeugtyp ist für welche Agenturaufgabe gebaut?
Aufgabe
CRM
Projektmanagement
Agentursoftware (PSA)
Buchhaltung
Anfragen erfassen und nachfassen
Kernaufgabe
Nicht vorgesehen
Teilweise
Nicht vorgesehen
Pipeline bis zum Angebot
Kernaufgabe
Teilweise
Teilweise
Nicht vorgesehen
Nachrichten an Kunden und Interessenten
Kernaufgabe
Teilweise
Nicht vorgesehen
Nicht vorgesehen
Terminbuchung
Kernaufgabe
Nicht vorgesehen
Nicht vorgesehen
Nicht vorgesehen
Onboarding-Schritte anstoßen
Kernaufgabe
Kernaufgabe
Teilweise
Nicht vorgesehen
Aufgaben mit Abhängigkeiten planen
Teilweise
Kernaufgabe
Kernaufgabe
Nicht vorgesehen
Stunden auf Projekte buchen
Nicht vorgesehen
Teilweise
Kernaufgabe
Nicht vorgesehen
Kapazität und Ressourcen planen
Nicht vorgesehen
Teilweise
Kernaufgabe
Nicht vorgesehen
Rechnungen nach Aufwand
Teilweise
Nicht vorgesehen
Kernaufgabe
Teilweise
Buchen, Steuern, Abschluss
Nicht vorgesehen
Nicht vorgesehen
Teilweise
Kernaufgabe
Ein Beispiel für die dritte Kategorie ist MOCO, eine Agentursoftware, die sich laut eigener Website an IT-Dienstleister, Beratungsunternehmen und Agenturen richtet und unter anderem Zeiterfassung, Abrechnung, Kapazitätsplanung und Kundenakquise nennt. Solche Werkzeuge haben also oft auch einen Vertriebsteil, sind aber nicht auf Lead-Strecken, Nachfass-Automatisierung und Kommunikation über mehrere Kanäle ausgelegt.[7]
Was GoHighLevel nicht abdeckt.GoHighLevel dokumentiert Aufgaben an Kontakten sowie Rechnungen und Zahlungen. Eine Zeiterfassung auf Projekte, eine Ressourcenplanung oder eine Budgetsteuerung für Agenturprojekte haben wir in der Dokumentation nicht gefunden; im Ideen-Board des Herstellers steht die Zeiterfassung als offener Funktionswunsch. Rechnungen im Sinne deutscher E-Rechnungsformate beschreibt die Dokumentation nicht. Wer Stunden bucht und danach abrechnet, braucht dafür weiterhin ein eigenes Werkzeug.[6][8]
Für die Auswahl heißt das: Legen Sie vor jedem Vergleich fest, welche Zeilen der Tabelle das neue System übernehmen soll. Die frühere Fassung dieser Seite stellte GoHighLevel als „komplette Agentur-Suite“ dar, die „teils auch das Projektmanagement“ ersetze. Das trifft für die Kommunikations- und Vertriebszeilen zu, nicht für Zeiterfassung, Budgets und Ressourcen.
Nutzen
Wo ein CRM in der Agentur Wert schafft
Sechs Aufgabenfelder, in denen ein CRM mehr leistet als Tabellen, Postfächer und Erinnerungszettel.
Kundenmanagement
Mehrere Ansprechpartner je Kunde mit ihrer Rolle, der vollständige Verlauf aus E-Mails, Nachrichten, Anrufen und Notizen, Segmente nach Leistung, Vertragsstatus oder Branche. Wer einen Kunden vertretungsweise übernimmt, findet alles an einer Stelle.
Vertrieb der Agentur
Jede Anfrage mit ihrer Quelle, eine Qualifizierung nach festen Fragen, Stufen bis zum Angebot, Wiedervorlagen für das Nachfassen und für verlorene Leads ein Grund. So wird sichtbar, welche Kanäle Neukunden bringen und woran Abschlüsse scheitern.
Mehrere Kunden getrennt
Eigene Pipelines, Kampagnen und Kontaktbestände je Kunde, Berechtigungen, damit Teammitglieder nur die Kunden sehen, die sie betreuen, und Berichte je Kunde. Wie GoHighLevel das über Sub-Accounts löst, steht unter Sub-Accounts.
Automatisierung
Eingangsbestätigung und Benachrichtigung bei neuen Anfragen, Terminerinnerungen, Nachfassen nach verpassten Terminen, Onboarding-Schritte nach Vertragsabschluss, Reaktivierung ruhender Kontakte. Beispiele stehen unter Workflows.
Agenturbetrieb
Die Übergabe vom Vertrieb an die Umsetzung, Onboarding-Checklisten, Aufgaben am Kontakt, Laufzeiten von Betreuungsverträgen, Erinnerungen vor Verlängerungen und der Hinweis auf passende Zusatzleistungen, wenn ein Kunde danach fragt.
Reporting
Wert und Stand der Pipeline, Anfragen nach Quelle, Übergänge zwischen Stufen, Aktivitäten des Teams, Terminquoten. Für die Agentur selbst und, getrennt, für jeden Kunden, soweit die Daten im CRM entstehen.
Übergabe von Vertrieb an Umsetzung
Der Moment der Unterschrift ist in vielen Agenturen der Moment, in dem Wissen verloren geht. Im Verkaufsgespräch wurde über Ziele, Budgets, Vorerfahrungen und empfindliche Punkte gesprochen; im Projekt fängt das Team trotzdem bei null an. Ein CRM kann diese Lücke schließen, wenn die Übergabe als feste Stufe mit Pflichtangaben angelegt ist.
Ansprechpartner mit Rolle und bevorzugtem Kanal, einschließlich der Person, die Rechnungen freigibt.
Vereinbarter Leistungsumfang, Laufzeit, Kündigungsfrist und Starttermin.
Ziele und Kennzahlen, die im Verkaufsgespräch genannt wurden, in den Worten des Kunden.
Benötigte Zugänge (Werbekonten, Website, Analyse) und wer sie beim Kunden erteilen kann.
Besonderheiten: frühere Agenturen, Freigabeprozesse, Themen, die der Kunde nicht ansprechen möchte.
Die Stufe „gewonnen“ löst dann eine Aufgabe für die Projektleitung aus und hängt diese Notiz an. Das eigentliche Projekt mit Aufgaben und Stunden läuft danach im Projekt- oder Agenturwerkzeug weiter.
Verlängerung und Zusatzleistungen
Betreuungsverträge enden oder verlängern sich still, und beides wird oft erst bemerkt, wenn die Rechnung ausbleibt oder der Kunde kündigt. Legen Sie Vertragsende und Kündigungsfrist als Felder am Kunden an und lassen Sie rechtzeitig vorher eine Aufgabe für ein Jahresgespräch erzeugen; wie viel Vorlauf sinnvoll ist, hängt von Ihrer Kündigungsfrist ab. In diesem Gespräch ist Platz für Zusatzleistungen, wenn sie dem Kunden nützen. Ein CRM, das Upselling automatisch anstößt, ohne dass jemand den Kunden kennt, schadet eher.
03
Kapitel 3 von 6
Anbietervergleich: sechs Systeme, neun Kriterien
Kurz gesagt
Punkt 1
Keine Punkte und keine Sterne: jedes Kriterium ist eine Frage, die Sie jedem Anbieter stellen.
Punkt 2
Der größte strukturelle Unterschied ist das Preismodell: pro Nutzer oder pro Konto.
Punkt 3
GoHighLevel ist auf Agenturen mit mehreren Kundenkonten ausgelegt; die fünf Alternativen setzen andere Schwerpunkte.
Kriterien
Neun Kriterien für ein Agentur-CRM
Die frühere Fassung vergab für sechs Anbieter Sterne von „Schwach“ bis „Sehr gut“, ohne Testprotokoll. Dieselben neun Kriterien stehen hier als Prüffragen, mit dem Stand der Dokumentation bei GoHighLevel.
Neun Kriterien, als Fragen an jeden Anbieter
Kriterium
Frage an den Anbieter
GoHighLevel laut Dokumentation
Automatisierung
Welche Auslöser und Aktionen gibt es, und kann Ihr Team einen Nachfass-Workflow ohne Hilfe bauen?
In der Dokumentation belegtWorkflows mit Auslösern und Aktionen.[1]
White Label
Sehen Kunden Ihre Marke, und an welchen Stellen bleibt der Herstellername sichtbar?
Belegt, verlangt EinrichtungWeb-App unter eigener Marke; mobile App unter eigener Marke als Zusatz.[9][10][11]
Pipeline
Lassen sich je Kunde oder Leistung eigene Pipelines mit eigenen Stufen anlegen?
In der Dokumentation belegtPipelines mit Stufen je Sub-Account.[2]
Kundenverwaltung
Sind die Daten verschiedener Kunden getrennt, und wer sieht welches Kundenkonto?
In der Dokumentation belegtSub-Accounts, Nutzertypen Agency und Account.[12][13]
Reporting
Welche Berichte gibt es je Kunde, und welche über alle Kunden zusammen?
In der Dokumentation belegtQuelle je Kontakt; Bericht über alle Kundenkonten nur in Agency Pro.[3]
E-Mail-Marketing
Gibt es Rundmails und Folgen, eine eigene Absenderdomain, und wie wird der Versand berechnet?
Belegt, verlangt EinrichtungE-Mail aus Kontakt und Workflow; Absender einrichten.[4]
SMS
Gibt es deutsche Absendernummern, was kostet eine Nachricht, und kann SMS auf verpasste Anrufe reagieren?
Belegt, verlangt EinrichtungSMS dokumentiert, auch nach verpasstem Anruf; Verbrauch kostet extra.[4][14]
Integrationen
Welche Ihrer Werkzeuge werden direkt angebunden, welche nur über Dritte?
Über AnbindungEinzelne Kanäle wie WhatsApp als Zusatz; übrige Anbindungen im Test prüfen.[15]
Preis-Leistung
Was kostet das System bei Ihrer Teamgröße, mit Verbrauch und Zusätzen, über zwölf Monate?
In der Dokumentation belegtPreis pro Konto, Nutzer unbegrenzt; Verbrauch zusätzlich.[9]
So nutzen Sie die Tabelle: Schicken Sie die Fragen der mittleren Spalte schriftlich an jeden Anbieter auf Ihrer Liste und bitten Sie um ein Testkonto statt einer Vorführung. Eine Vorführung zeigt, was der Anbieter zeigen möchte; ein Testkonto zeigt, was Ihr Team in der ersten Woche tatsächlich schafft. Achten Sie besonders auf die Kriterien, bei denen die Antwort vom Tarif abhängt, und lassen Sie sich den Tarif nennen.
Warum keine Sterne?Eine Punktzahl setzt voraus, dass alle Systeme mit denselben Aufgaben geprüft wurden. Ein solcher Test hat für diese Seite nicht stattgefunden, und die Seite wird über einen der Anbieter finanziert. Eine Note wäre deshalb doppelt irreführend.
Alternativen
Fünf Alternativen und wann sie besser passen
Jede der fünf kommt aus einer anderen Richtung. Die Preise stammen von den Preisseiten der Anbieter und nennen ihr Abrufdatum.
HubSpot
Marketing- und Vertriebsplattform in Modulen (Hubs)
Sales Hub kostenlos für bis zu 2 Benutzer, Starter ab 7 €, Professional ab 90 € je Lizenz und Monat[16][17]
Passt eher, wenn
Marketing und Vertrieb der eigenen Agentur sollen auf einer ausgereiften Plattform mit großem Integrationsangebot laufen.
Das Team ist klein und die kostenlose Stufe reicht für den Einstieg.
Sie beraten Kunden, die selbst HubSpot nutzen, und arbeiten in deren Konten; dafür gibt es ein Partnerprogramm, das sich ausdrücklich an Agenturen richtet.
Passt weniger, wenn
Sie brauchen für viele Kunden je ein eigenes, getrenntes Konto unter Ihrer Agentur.
Das Team wächst und die höheren Stufen werden pro Lizenz berechnet.
SMS-Nachfassen ist ein zentraler Kanal für Sie; prüfen Sie Verfügbarkeit und Kosten beim Anbieter.
ClickUp
Projekt- und Aufgabenplattform mit CRM-Vorlagen
kostenlos; Unlimited ab 7 $, Business ab 12 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung[18]
Passt eher, wenn
Projektarbeit steht im Mittelpunkt und das CRM ist eine Ergänzung für eine überschaubare Zahl von Anfragen.
Das Team arbeitet ohnehin in ClickUp und möchte Vertrieb und Umsetzung auf einer Oberfläche sehen.
Passt weniger, wenn
Anfragen sollen automatisch per E-Mail und SMS nachgefasst werden.
Sie brauchen Formulare, Terminbuchung und Posteingang für die Leads Ihrer Kunden.
monday CRM
Work-OS mit eigenem CRM-Produkt
Basic CRM ab 12 €, Standard ab 17 € pro Benutzer und Monat bei jährlicher Zahlung[19]
Passt eher, wenn
Das Team möchte ein visuelles, schnell eingerichtetes System für die eigene Pipeline.
Interne Koordination und Vertrieb sollen auf ähnlichen Boards laufen.
Passt weniger, wenn
Mehrere Kunden sollen getrennte Konten mit eigener Kommunikation bekommen.
Sie sind zu zweit: Die Preisseite rechnet standardmäßig mit drei Benutzern; prüfen Sie, wie viele Plätze Ihnen berechnet werden.
Salesforce
Enterprise-CRM mit großem Ökosystem
Starter Suite 25 €, Pro Suite 100 € pro Benutzer und Monat[20]
Passt eher, wenn
Die Agentur ist groß, hat eigene CRM-Administration und komplexe Vertriebsprozesse.
Kunden verlangen Integration in ihre eigene Salesforce-Umgebung.
Passt weniger, wenn
Ein Team von fünf bis zwanzig Personen ohne CRM-Administration soll schnell starten.
Funnels, Terminbuchung und SMS sollen ohne Zusatzprodukte bereitstehen.
Es geht allein um den Vertrieb der Agentur: Anfragen, Angebote, Abschlüsse.
Das Team schätzt eine schlanke Oberfläche und schnelle Einarbeitung.
Passt weniger, wenn
Die Agentur betreut Leads und Kommunikation für ihre Kunden.
Funnels, SMS und Kundenkonten unter eigener Marke gehören zum Angebot.
White Label bei den Alternativen.Für GoHighLevel ist ein White-Label-Betrieb dokumentiert. Ob und in welchem Umfang die fünf Alternativen etwas Vergleichbares anbieten, haben wir nicht belegt. Die frühere Fassung behauptete für sie „schwach“ oder „kein White Label“, ohne Quelle. Fragen Sie beim Anbieter nach, wenn das Kriterium für Sie zählt.
Das Fazit im Alternativenvergleich
Kein System ist für jede Agentur das richtige. HubSpot, Pipedrive und Salesforce sind Vertriebs- und Marketingsysteme, die mit der Zahl der Nutzer skalieren und in ihrem Kernbereich sehr tief gehen. ClickUp und monday kommen aus der Arbeitsorganisation und ergänzen ein CRM. GoHighLevel unterscheidet sich im Aufbau: Die Agentur hat ein Konto, darunter liegt je Kunde ein eigenes Konto, und Formulare, Kalender, E-Mail, SMS und Pipeline sind Teil des Produkts. Das passt am besten zu Agenturen, die Lead-Strecken und Kommunikation für mehrere Kunden betreiben.
04
Kapitel 4 von 6
GoHighLevel für Agenturen im Detail
Kurz gesagt
Punkt 1
Aufbau: ein Agenturkonto, darunter ein Sub-Account je Kunde mit eigener Pipeline, eigenen Workflows und eigenem Posteingang.
Punkt 2
Snapshots übertragen Konfiguration in neue Kundenkonten, aber keine Kontakte und keine Verläufe.
Punkt 3
White Label und SaaS-Modus sind dokumentiert, hängen vom Tarif ab und verlangen Einrichtung.
Mehrere Kunden
Sub-Accounts: ein Konto je Kunde
Das Merkmal, das GoHighLevel am deutlichsten von einem Vertriebs-CRM unterscheidet.
GoHighLevel trennt zwischen der Agenturebene und den Sub-Accounts. Auf der Agenturebene verwalten Sie Ihre Kundenkonten, Ihr Team, Ihre Marke und die Abrechnung. Jeder Sub-Account ist ein eigenständiger Arbeitsbereich mit eigenen Kontakten, Pipelines, Kalendern, Workflows und Nachrichten. Beim Anlegen fragt das System, ob es sich um das Konto eines Kunden oder um das eigene Konto der Agentur handelt: Sie können also einen Sub-Account für jeden Kunden anlegen und einen weiteren für den Vertrieb Ihrer eigenen Agentur.[12]
Auf der Agenturebene legen Sie für jedes Teammitglied einen Nutzertyp fest: „Agency“ sieht alle Kundenkonten, „Account“ nur die ausgewählten. Die Dokumentation empfiehlt ausdrücklich, nur die Rechte zu vergeben, die jemand braucht.[13]
Innerhalb eines Sub-Accounts unterscheidet die Dokumentation Admins und Nutzer mit feineren Berechtigungen; eine Einstellung beschränkt einen Nutzer auf die Kontakte und Verkaufschancen, die ihm zugewiesen sind. So kann ein Kunde Zugang zu seinem eigenen Konto erhalten, ohne die anderen zu sehen.[22]
Snapshots: Vorlagen für neue Kundenkonten
Wer viele Kunden mit ähnlichen Leistungen betreut, baut die Grundausstattung einmal und überträgt sie. Dafür dokumentiert GoHighLevel Snapshots: Vorlagen, die ausgewählte Einstellungen eines Sub-Accounts erfassen und in neue oder bestehende Sub-Accounts kopieren.[23]
Übertragen werden laut Dokumentation unter anderem Workflows, Auslöser, Kalender, eigene Felder, Pipelines, Tags, Formulare, Funnels und Dashboards.[23]
Nicht übertragen werden Kontakte, Termine, Unterhaltungen und Nachrichtenverläufe, Bewertungsdaten, Stripe-Anbindungen sowie Integrationen und Verbindungen zu Drittkonten.[23]
Ein Snapshot aktualisiert sich nicht von selbst: Ändern Sie das Musterkonto, müssen Sie den Snapshot neu erstellen, bevor die Änderung in neue Konten wandert.[23]
Praktisch heißt das: Ein Snapshot für „Leadgenerierung lokaler Dienstleister“ bringt Formular, Pipeline, Nachfass-Workflow und Kalender mit. Die Anbindung des Kalenders an das Konto des Kunden, seine Telefonnummer, seine Zahlungsanbindung und andere Drittkonten richten Sie in jedem neuen Konto einzeln ein.
Getrennte Konten, getrennte Verantwortung.Jeder Sub-Account enthält personenbezogene Daten der Interessenten Ihres Kunden. Für diese Daten ist meist der Kunde verantwortlich, und Ihre Agentur handelt in seinem Auftrag. Was daraus für Verträge folgt, steht unter Datenschutz in der Agentur.
Automatisierung
Workflows: Auslöser, Aktionen, Kanäle
Die frühere Fassung versprach Automatisierung, bei der man „nichts manuell tun“ müsse. Realistischer: Man richtet sie einmal sorgfältig ein und kontrolliert sie regelmäßig.
Ein Workflow in GoHighLevel besteht aus einem Auslöser, etwa einer Terminbuchung, einem abgesendeten Formular oder einer Antwort auf eine Nachricht, und einer Folge von Aktionen, die darauf reagieren. Aktionen können Nachrichten über E-Mail oder SMS sein, Änderungen am Kontakt, das Verschieben in eine andere Pipeline-Stufe, Aufgaben für das Team oder Wartezeiten.[1]
Zwei weitere dokumentierte Bausteine sind für Agenturen mit lokalen Kunden interessant: eine automatische SMS an Anrufer, deren Anruf nicht angenommen wurde, und Bewertungsanfragen, die ein Workflow nach einem abgeschlossenen Auftrag verschickt. Für Google-Bewertungen muss dazu das Unternehmensprofil des Kunden angebunden sein.[14][24]
Die folgenden vier Workflows sind Beispielkonfigurationen für Agenturen. Sie zeigen, wie die Bausteine zusammenspielen, und versprechen kein Ergebnis. Ob ein Lead zum Kunden wird, hängt weiterhin vom Angebot und vom Gespräch ab.
Neuer Lead über die WebsiteBeispielkonfiguration
AuslöserFormular auf der Website der Agentur wird abgesendet
Schritt 1Kontakt anlegen, Quelle speichern, in Stufe „Neu“ setzen
Schritt 2Eingangsbestätigung per E-Mail mit Link zur Terminbuchung
Schritt 3Aufgabe mit Fälligkeit für die zuständige Person
Schritt 4Ohne Termin nach zwei Werktagen: freundliche Erinnerung
Die Erinnerung ist Teil einer Anfrage, die der Kontakt selbst gestellt hat. Für spätere werbliche Nachrichten gelten die Regeln unter Werbliche E-Mails und SMS.[1][25]
Termin nicht wahrgenommenBeispielkonfiguration
AuslöserEin gebuchter Termin wird als nicht erschienen markiert
Schritt 1Kontakt in Stufe „Termin verpasst“ verschieben
Schritt 2Nachricht mit Link für einen neuen Termin
Schritt 3Aufgabe: persönlich anrufen, wenn keine neue Buchung folgt
Schritt 4Nach Ablauf ohne Reaktion: in Stufe „Verloren“ mit Grund
Wie ein Termin als nicht erschienen markiert wird und welche Auslöser dafür bereitstehen, im Test mit einem eigenen Testtermin nachprüfen.[5]
Onboarding nach VertragsabschlussBeispielkonfiguration
AuslöserVerkaufschance wechselt in die Stufe „Gewonnen“
AuslöserKontakt hat ein bestimmtes Tag, etwa „Angebot abgelehnt“, und seit längerer Zeit keine Aktivität
Schritt 1Prüfen, ob eine gültige Einwilligung vorliegt
Schritt 2E-Mail mit einem konkreten, neuen Anlass
Schritt 3Bei Antwort: Aufgabe für persönlichen Kontakt
Schritt 4Ohne Antwort: kein weiteres Nachfassen
Reaktivierung ist in Deutschland meist Werbung. Ohne Einwilligung ist sie nur in engen Ausnahmen zulässig; siehe § 7 UWG.[26]
White Label
White Label, SaaS-Modus und mobile App
Die Möglichkeit, die Plattform unter eigener Marke anzubieten, ist für viele Agenturen der Grund, GoHighLevel überhaupt anzusehen.
Laut Preisseite lässt sich die Desktop-Web-App unter eigener Marke betreiben, sodass Ihre Kunden Ihr Logo und Ihr Branding sehen. In den Agentureinstellungen laden Sie dafür Ihr Logo hoch; es erscheint unter anderem auf dem Anmeldebildschirm, in der Kopfzeile der App und in Benachrichtigungsmails. Die Dokumentation nennt auch Grenzen: Ein eigenes, agenturweites Favicon lässt sich an dieser Stelle derzeit nicht hochladen.[9][10]
Eine eigene Domain für die Anmeldung, eigene Absenderdomains für E-Mails und die Gestaltung der Oberfläche richten Sie einzeln ein. Rechnen Sie dafür mit Arbeit an DNS-Einträgen und Tests, bevor der erste Kunde die Zugangsdaten bekommt.
SaaS-Modus: die Plattform weiterverkaufen
Im Tarif Agency Pro ist der SaaS-Modus enthalten, den HighLevel als Möglichkeit beschreibt, die Plattform in ein eigenes, verkaufbares Softwareprodukt zu verwandeln. Sie legen dann eigene Pakete und Preise fest und rechnen mit Ihren Kunden selbst ab.[9]
Die frühere Fassung versprach, viele Agenturen verdienten so einen vierstelligen bis fünfstelligen Betrag im Monat zusätzlich. Eine Quelle dafür gibt es nicht. Was sicher ist: Sie werden zum Softwareanbieter Ihrer Kunden, mit allem, was dazugehört. Dazu zählen Support, Vertragsbedingungen, Zahlungsausfälle, Kündigungen und ein Auftragsverarbeitungsvertrag für jeden Kunden. Rechnen Sie diesen Aufwand gegen, bevor Sie Einnahmen planen.
Mobile App
Eine mobile App gehört laut Preisseite zum Produkt. Eine App unter dem Namen Ihrer Agentur ist dagegen ein eigener Zusatz: Der Hersteller nennt dafür 497 US-Dollar im Monat oder 1.491 US-Dollar im Quartal, dazu eigene Entwicklerkonten bei Apple und Google. Die frühere Fassung stellte die Marken-App als Teil des Unlimited-Tarifs dar und als „in dieser Preisklasse einzigartig“.[9][11]
Funktionen
Zwölf Funktionen mit Prüfkriterium
Die zwölf Funktionen der früheren Fassung, jeweils mit einer Frage für den Test und dem Stand der Belege. „Belegt“ heißt: in der Dokumentation des Herstellers beschrieben, nicht: von uns gemessen.
Mehrere Kunden (Sub-Accounts)
Getrennte Arbeitsbereiche je Kunde unter einem Agenturkonto.
Prüfkriterium: Sieht ein Teammitglied nur die Kunden, für die es freigeschaltet ist?
In der Dokumentation belegt
Sub-Accounts und Rollen sind dokumentiert; Starter umfasst drei, die höheren Tarife unbegrenzt viele.[12][9]
White Label
Die Oberfläche erscheint mit Ihrem Logo und unter Ihrer Domain.
Prüfkriterium: Welche Stellen zeigen nach der Einrichtung noch den Namen des Herstellers?
Belegt, verlangt Einrichtung
Logo in Anmeldung, Kopfzeile und Benachrichtigungen dokumentiert; Domain und Absender verlangen Einrichtung.[10]
Funnels und Websites
Landingpages, mehrstufige Funnels und Buchungsseiten im selben System wie die Kontakte.
Prüfkriterium: Lässt sich eine Landingpage mit Formular und Kalender ohne Entwickler bauen und mit Ihrer Domain verbinden?
In der Dokumentation belegt
Ein Funnel- und Website-Baukasten ist dokumentiert.[27]
Lead-Quelle
Erkennen, aus welchem Kanal und welcher Kampagne ein Kontakt kommt.
Prüfkriterium: Kommt die Quelle einer Testanfrage aus einer Anzeige korrekt am Kontakt an?
Belegt, verlangt Einrichtung
Eine Zuordnung zur Quelle ist dokumentiert; ihre Genauigkeit hängt vom Tracking-Aufbau ab. Die frühere Behauptung einer „lückenlosen“ Customer Journey ist nicht belegt.[3]
Workflow-Automatisierung
Abläufe, die auf einen Auslöser hin Nachrichten senden, Kontakte ändern und Aufgaben anlegen.
Prüfkriterium: Schafft Ihr Team den Nachfass-Workflow für neue Leads ohne fremde Hilfe?
In der Dokumentation belegt
Das Modell aus Auslöser und Aktionen ist dokumentiert.[1]
Reporting und Dashboards
Übersichten über Pipeline, Quellen und Aktivitäten, je Kunde.
Prüfkriterium: Können Sie einem Kunden eine Übersicht zeigen, ohne Zahlen aus anderen Werkzeugen zu kopieren?
In der Dokumentation belegt
Dashboards und Berichte sind dokumentiert; Daten aus externen Plattformen nur über Anbindungen.[3]
Posteingang für mehrere Kanäle
E-Mail, SMS und Nachrichten aus sozialen Netzwerken in einer Unterhaltung je Kontakt.
Prüfkriterium: Welche Ihrer Kanäle kommen tatsächlich an, und was kostet jeder zusätzlich?
Über Anbindung
Mehrere Kanäle sind dokumentiert; einzelne wie WhatsApp erfordern eine eigene Anbindung.[28][15]
E-Mail-Marketing
Rundmails, Folgen von Nachrichten und automatische Mails aus Workflows.
Prüfkriterium: Lässt sich eine eigene Absenderdomain einrichten, und wie wird der Versand berechnet?
Belegt, verlangt Einrichtung
E-Mail aus dem Kontakt und aus Workflows ist dokumentiert; Absenderdomain und Zustellbarkeit verlangen Einrichtung.[4]
SMS
Terminerinnerungen und kurze Rückfragen per SMS, auch in beide Richtungen.
Prüfkriterium: Gibt es für Ihre Kunden deutsche Absendernummern, und was kostet eine Nachricht?
Belegt, verlangt Einrichtung
SMS aus dem Kontaktprofil ist dokumentiert. Die frühere Angabe einer SMS-Öffnungsrate von über 95 Prozent hatte keine Quelle.[4]
Terminbuchung
Buchungskalender mit Link, Erinnerungen und Anbindung an bestehende Kalender.
Prüfkriterium: Synchronisiert der Kalender mit dem Kalender, den Ihr Team tatsächlich nutzt?
In der Dokumentation belegt
Buchungskalender und Synchronisierung mit Google Kalender sind dokumentiert.[5]
Pipeline-Management
Stufen vom ersten Kontakt bis zum Abschluss, je Kunde oder Leistung.
Prüfkriterium: Lassen sich für verschiedene Kunden verschiedene Pipelines anlegen?
Aufgaben am Kontakt oder an der Verkaufschance mit Zuständigkeit und Fälligkeit.
Prüfkriterium: Reicht das für die Übergabe an die Umsetzung, oder brauchen Sie ein Projektwerkzeug daneben?
In der Dokumentation belegt
Aufgaben am Kontakt sind dokumentiert. Zeiterfassung und Ressourcenplanung haben wir nicht gefunden.[6]
Die frühere Fassung schloss mit dem Satz, alle diese Funktionen seien „ohne Aufpreis, ohne separate Abonnements“ enthalten. Das stimmt für den Grundumfang laut Preisseite nur zum Teil: Verbrauch wie SMS, Telefonie und E-Mail-Versand sowie einzelne Zusätze werden gesondert berechnet. Details stehen unter Nebenkosten.
Einschätzung
Stärken und Grenzen aus Agentursicht
Die Listen der früheren Fassung, geprüft und dort ergänzt, wo sie wichtige Grenzen verschwiegen.
Stärken für Agenturen
Kundenkonten (Sub-Accounts) mit eigener Pipeline, eigenen Workflows und eigenem Posteingang unter einem Agenturkonto.
Formulare, Funnels, Kalender, E-Mail, SMS und Pipeline in einem Produkt, ohne Verknüpfungsdienst dazwischen.
Preis pro Konto: Nutzer und Kontakte sind laut Preisseite in allen Tarifen unbegrenzt.
Snapshots für wiederkehrende Kundeneinrichtungen.
White Label der Web-App, im höchsten Tarif zusätzlich SaaS-Modus.
Zu beachten
Einarbeitung: Der Funktionsumfang ist groß, und die Oberfläche wirkt am Anfang unübersichtlich. Planen Sie Einrichtungszeit ein, statt auf einen schnellen Start zu setzen.
Abrechnung in US-Dollar, dazu Verbrauchskosten für SMS, Telefonie und E-Mail.
Die Produktinfrastruktur liegt laut Hersteller in den USA; das verlangt eine saubere Vertragsgrundlage (siehe Datenschutz).
Keine Zeiterfassung und keine Ressourcenplanung: Projekt- und Agentursoftware bleibt nötig.
Manche Anbindungen laufen über Dritte oder kosten extra; im Test prüfen, welche Ihrer Werkzeuge direkt angebunden werden können.
Sie betreuen mehrere Kunden und übernehmen für sie Leadgenerierung, Terminbuchung oder Kommunikation mit Interessenten.
Ihr Team wächst, und Preise pro Nutzer würden die Lizenzkosten mitwachsen lassen.
Sie möchten Kunden Zugang zu ihrem eigenen Konto unter Ihrer Marke geben.
Sie haben die Zeit, Abläufe einmal sauber aufzubauen und als Snapshot zu wiederholen.
Wann eher nicht
Sie brauchen vor allem Projektplanung, Zeiterfassung und Abrechnung nach Stunden.
Zwei oder drei Personen verwalten nur den eigenen Vertrieb; ein Vertriebs-CRM pro Nutzer ist dann oft günstiger.
Ihre Kunden verlangen eine Datenhaltung ausschließlich in der EU; das ist bei einer Produktinfrastruktur in den USA vorab zu klären.
Niemand im Team hat Zeit, die Plattform einzurichten und zu pflegen.
Beispiel, frei konstruiert · Leadgenerierung
Eine Leadgenerierungsagentur mit gewachsenem Werkzeugstapel
Ausgangslage
Eine Agentur mit einem guten Dutzend Mitarbeitern arbeitet mit einem Vertriebs-CRM, einem Newsletter-Werkzeug, einem Buchungskalender, einem Aufgabenboard, einem Werkzeug für Nachfass-Sequenzen und einem selbstgebauten Berichtsblatt.
Wo es hakt
Die Lizenzen summieren sich, und das Nachfassen neuer Leads geschieht zu einem großen Teil per Hand. Jede Woche gehen Anfragen durch, weil niemand sie rechtzeitig anschreibt.
Was ein CRM daran ändert
Nachfassen, Terminbuchung und Pipeline laufen in einem Kundenkonto je Auftraggeber zusammen. Das Nachfassen wird zum Workflow, der sofort nach der Anfrage startet.[1][12]
Im Test prüfen
Die abzulösenden Werkzeuge auflisten, ihre Rechnungen addieren, dann dieselbe Lead-Strecke im Test nachbauen und die Zeit bis zur ersten Antwort messen.
Grenze
Die frühere Fassung erzählte diese Geschichte mit Münchner Adresse, konkreten Einsparungen und einer um 28 Prozent gestiegenen Terminquote. Für nichts davon gibt es eine Quelle. Ob sich Kosten und Quoten ändern, zeigen nur Ihre eigenen Zahlen.
Beispiel, frei konstruiert · SEO-Betreuung
Eine SEO-Agentur, deren Kunden sich nicht gehört fühlen
Ausgangslage
Eine SEO-Agentur betreut rund zwanzig Kunden mit Monatsverträgen. Die fachliche Arbeit ist gut, die Kommunikation läuft über persönliche Postfächer.
Wo es hakt
Anfragen bleiben liegen, wenn jemand krank ist; Berichte kommen unregelmäßig. Mehrere Kunden kündigen, nicht wegen der Ergebnisse, sondern weil sie sich nicht betreut fühlen.
Was ein CRM daran ändert
Alle Nachrichten eines Kunden landen in einem gemeinsamen Posteingang, eingehende Anfragen erzeugen eine Aufgabe mit Fälligkeit, und ein monatlicher Workflow erinnert an den Bericht und den Abstimmungstermin.[28][6]
Im Test prüfen
Für zwei Kunden einen Monat lang messen, wie schnell Anfragen beantwortet werden, vorher und im Test.
Grenze
Die frühere Fassung meldete für diesen Fall eine Kündigungsquote von null. Das ist weder belegt noch versprechbar. Die SEO-Berichte selbst entstehen weiter im SEO-Werkzeug.
05
Kapitel 5 von 6
Kosten: Tarife, Teamgröße, Nebenkosten
Kurz gesagt
Punkt 1
GoHighLevel kostet laut Preisseite 97, 297 oder 497 US-Dollar pro Monat und Konto, mit unbegrenzten Nutzern und Kontakten.
Punkt 2
Bei Preisen pro Nutzer wächst die Rechnung mit dem Team, bei GoHighLevel mit dem Tarif und dem Verbrauch.
Punkt 3
SMS, Telefonie, E-Mail-Versand, Zusätze und Einrichtungszeit gehören in jede ehrliche Rechnung.
Tarife
Die drei Tarife von GoHighLevel
Die frühere Fassung nannte „Starter: 1 Sub-Account“ und einen Tarif namens „SaaS Mode“. Laut Preisseite umfasst Starter drei Sub-Accounts, und der SaaS-Modus gehört zum Tarif Agency Pro.
Für Agenturen, die die Plattform als eigenes Produkt verkaufen.
SaaS-Modus
Automatische Anlage von Sub-Accounts
Weiterberechnung mit eigenem Aufschlag
Zusammengefasster Bericht über alle Kundenkonten
Die Preise gelten pro Monat und pro Agenturkonto, in US-Dollar. Eine Umrechnung in Euro nennen wir nicht: Der Betrag, der tatsächlich von Ihrem Konto abgeht, hängt vom Kurs am Abrechnungstag und von den Gebühren Ihrer Bank oder Kreditkarte ab. Die frühere Fassung nannte feste Eurobeträge ohne Kurs und ohne Datum.[9]
Für die Wahl des Tarifs zählt vor allem die Zahl der Kundenkonten. Wer nur die eigene Agentur und zwei Kunden abbildet, kommt mit Starter aus. Ab dem vierten Konto führt kein Weg an Unlimited vorbei. Agency Pro braucht, wer die Plattform als eigenes Produkt verkaufen, Verbrauch mit Aufschlag weiterberechnen oder einen zusammengefassten Bericht über alle Kundenkonten sehen will. Welche White-Label-Einstellungen in welchem Tarif stehen, prüfen Sie auf der Preisseite oder im Test.
Teamgröße
Pro Konto oder pro Nutzer: was bei Ihrer Teamgröße zählt
Ein direkter Vergleich der Listenpreise ist nur möglich, wenn man das Preismodell mitrechnet.
Die meisten CRM-Anbieter berechnen einen Preis pro Nutzer oder Sitzplatz. Bei GoHighLevel zahlen Sie laut Preisseite pro Konto, und Nutzer sind unbegrenzt. Die folgende Tabelle multipliziert die Einstiegspreise pro Nutzer mit drei typischen Teamgrößen. Sie ist eine reine Rechnung mit Listenpreisen, kein Angebot: Mindestlaufzeiten, jährliche Zahlung, Mindestanzahl an Plätzen, Zusatzmodule und Steuern sind nicht enthalten.
Listenpreis pro Monat nach Teamgröße: Preis pro Nutzer mal Nutzerzahl, ohne Verbrauch, Steuern und Mindestlaufzeiten
Nicht direkt vergleichbar.Die Beträge stehen in der Währung, in der der Anbieter sie ausweist. Die Einstiegstarife pro Nutzer enthalten oft deutlich weniger Automatisierung als die höheren Stufen, und GoHighLevel enthält Kanäle wie SMS, deren Verbrauch zusätzlich kostet. Die Tabelle zeigt, wie das Preismodell mit dem Team wächst, nicht, welches Produkt günstiger ist.
Die frühere Fassung verglich GoHighLevel mit „HubSpot vergleichbar: 800 bis 1.500 € im Monat“, „Salesforce 500 bis 2.000 €“ und einem „Einzeltool-Stack von 400 bis 900 €“. Keine dieser Spannen hatte eine Quelle oder eine Teamgröße. Sie sind ersetzt durch die Rechnung oben, die Sie mit Ihrer eigenen Nutzerzahl wiederholen können.
Nebenkosten
Nebenkosten und die eigene Rechnung
Die frühere Fassung hatte hier einen „ROI-Rechner“ mit festen Einsparungen und Prozentwerten. Er ist ersetzt durch die Posten, die in eine ehrliche Rechnung gehören.
SMS und Telefonie
Werden nach Verbrauch berechnet, zusätzlich zum Tarif. Ab Unlimited können Sie diese Kosten an Ihre Kunden weiterberechnen, in Agency Pro mit eigenem Aufschlag. Lassen Sie sich die Preise für deutsche Nummern nennen.[9]
E-Mail-Versand
Der Versand großer Mengen kann eigene Kosten haben; dazu kommt die Einrichtung einer Absenderdomain für gute Zustellbarkeit.
Zusätzliche Kanäle und Apps
WhatsApp kostet laut Hersteller 10 US-Dollar im Monat je Kundenkonto, dazu Gebühren pro Nachricht. Die mobile App unter eigener Marke ist ein Zusatz für 497 US-Dollar im Monat.[15][11]
Einrichtung und Schulung
Die Zeit für Aufbau, Snapshots, White Label und Einarbeitung ist der größte versteckte Posten. Planen Sie sie als interne Kosten ein.
Währung und Gebühren
Abrechnung in US-Dollar bedeutet Kursschwankung und gegebenenfalls Auslandseinsatzgebühren.
Steuern
Wie die Rechnung eines US-Anbieters umsatzsteuerlich zu behandeln ist, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
So rechnen Sie selbst
1
Ablösbare Werkzeuge auflisten
Nur Werkzeuge, deren Aufgabe das neue System im Test nachweislich übernimmt. Projektmanagement, Zeiterfassung und Buchhaltung gehören meist nicht dazu (siehe Abgrenzung).
2
Monatliche Lizenzen dieser Werkzeuge addieren
Aus Ihren Rechnungen, nicht aus Schätzungen. Jahresverträge anteilig und mit Kündigungsfrist.
3
Neue Kosten dagegenstellen
Grundpreis, Verbrauch (E-Mail, SMS, Telefonie), kostenpflichtige Zusätze, Währungseffekt bei Abrechnung in US-Dollar und Einrichtungszeit, auf zwölf Monate verteilt.
4
Zeitgewinn nur messen, nicht schätzen
Vor dem Test eine Woche lang notieren, wie lange Follow-ups, Onboarding und Berichte dauern. Im Test dieselben Aufgaben erneut messen.
Die frühere Fassung versprach monatliche Einsparungen im vierstelligen Bereich, bis zu fünfzehn gesparte Stunden pro Woche und bis zu vierzig Prozent mehr konvertierte Leads. Keiner dieser Werte war belegt. Wenn Sie nach vier Wochen Test mit Ihren eigenen Werten rechnen, wissen Sie mehr als jede Pauschale.
06
Kapitel 6 von 6
Entscheidung: Datenschutz, Testplan, Fazit
Kurz gesagt
Punkt 1
Wer Leads für Kunden verarbeitet, handelt meist als deren Auftragsverarbeiter; HighLevel ist dann weiterer Auftragsverarbeiter.
Punkt 2
Vier Wochen Test mit echten Abläufen sagen mehr als jede Funktionsliste.
Punkt 3
GoHighLevel passt vor allem zu Agenturen mit mehreren Kundenkonten, die Lead-Strecken und Kommunikation bündeln wollen.
Datenschutz
DSGVO in der Agentur: drei Rollen, zwei Verträge
Die frühere Fassung beantwortete die Datenschutzfrage mit „technische Möglichkeiten“ und „AVV-Vorlagen“. Die eigentliche Frage für Agenturen liegt woanders.
Sobald Ihre Agentur Leads, Termine oder Nachrichten für einen Kunden verarbeitet, sind in der Regel drei Parteien beteiligt. Ihr Kunde entscheidet, wofür die Daten seiner Interessenten verwendet werden, und ist damit meist Verantwortlicher. Ihre Agentur verarbeitet diese Daten in seinem Auftrag und ist Auftragsverarbeiter. HighLevel stellt die Plattform bereit und verarbeitet die Daten wiederum im Auftrag Ihrer Agentur.[30]
Daraus folgen zwei Verträge. Mit HighLevel schließen Sie den Auftragsverarbeitungsvertrag des Herstellers ab; darin ordnet sich HighLevel als Auftragsverarbeiter ein und sieht ausdrücklich vor, Unterauftragsverarbeiter zu sein, wenn der Kunde selbst im Auftrag Dritter handelt. Der Vertrag nennt eine Zertifizierung nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework, eine Liste von Unterauftragsverarbeitern und eine Frist von 14 Tagen, um neuen Unterauftragsverarbeitern zu widersprechen. Mit jedem Kunden brauchen Sie einen eigenen Auftragsverarbeitungsvertrag. Die DSGVO verlangt, dass ein Auftragsverarbeiter weitere Auftragsverarbeiter nur mit vorheriger Genehmigung des Verantwortlichen einsetzt. Ihr Vertrag mit dem Kunden muss HighLevel also als Unterauftragsverarbeiter vorsehen.[31][30]
Die Produktinfrastruktur liegt laut Sicherheitsübersicht des Herstellers in den USA, und der Hersteller schreibt selbst, dass die Nutzung seines Produkts allein niemanden DSGVO-gerecht macht. Die frühere Fassung empfahl, „die Datenhaltung entsprechend zu konfigurieren“; eine Wahl des Speicherorts in der EU fanden wir in der Dokumentation nicht. Kunden, die eine Datenhaltung ausschließlich in der EU verlangen, sollten Sie das vor Vertragsschluss sagen.[29]
Auftragsverarbeitungsvertrag mit HighLevel abschließen und ablegen.[31]
In jedem Vertrag mit Kunden HighLevel und dessen Unterauftragsverarbeiter benennen oder eine allgemeine Genehmigung mit Informationspflicht vereinbaren.[30]
Mitteilungen von HighLevel über neue Unterauftragsverarbeiter an Ihre Kunden weitergeben: Ihr eigenes Widerspruchsfenster beträgt laut Vertrag nur 14 Tage.[31]
Im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten die Übermittlung in die USA und ihre Grundlage festhalten.
Rollen und Berechtigungen so setzen, dass jedes Teammitglied nur die Kundenkonten sieht, die es betreut.[22]
Löschfristen je Kundenkonto festlegen, statt Daten beendeter Kunden unbegrenzt liegen zu lassen.
Werbliche E-Mails und SMS
Automatisierung macht es leicht, viele Nachrichten zu verschicken, und genau das regelt in Deutschland § 7 UWG. Werbung per elektronischer Post ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung gilt als unzumutbare Belästigung. Eine Ausnahme besteht für Bestandskunden, wenn die Adresse im Zusammenhang mit einem Verkauf erhoben wurde, für eigene ähnliche Waren oder Dienstleistungen geworben wird, der Kunde nicht widersprochen hat und bei Erhebung und jeder Verwendung klar auf das Widerspruchsrecht hingewiesen wird.[26]
Für Workflows heißt das: Die Eingangsbestätigung auf eine Anfrage und die Terminerinnerung für einen gebuchten Termin sind Teil einer Kommunikation, die der Kontakt selbst angestoßen hat. Newsletter, Reaktivierung und Angebotsserien brauchen dagegen eine Einwilligung, die Sie nachweisen können. Legen Sie dafür ein Feld oder Tag an und lassen Sie werbliche Workflows nur für Kontakte laufen, die es tragen.
Keine Rechtsberatung.Diese Seite gibt den Wortlaut der Normen und die Angaben des Herstellers wieder. Ob Ihre Konstellation Auftragsverarbeitung oder gemeinsame Verantwortung ist, klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Wechselgründe
Sechs Gründe für einen Wechsel und wie Sie sie messen
Die frühere Fassung stand unter der Überschrift „Warum immer mehr Agenturen umsteigen“ und belegte die Gründe mit Zahlen ohne Quelle. Die Gründe sind nachvollziehbar; die Zahlen liefern Sie selbst.
Werkzeuge bündeln
Formular, Kalender, E-Mail, SMS und Pipeline in einem System. Messen: Summe der Lizenzen, die nach dem Test tatsächlich gekündigt werden können.
Automatisierung ohne Verknüpfungsdienst
Weniger Stellen, an denen eine Schnittstelle bricht. Messen: Zahl der Störungen in den Lead-Strecken pro Quartal, vorher und nachher.
Wachstum ohne proportional mehr Handarbeit
Ein Snapshot statt einer neuen Einrichtung pro Kunde. Messen: Stunden vom Vertragsabschluss bis zum arbeitsfähigen Kundenkonto.
Kundenbindung durch schnelle Antworten
Gemeinsamer Posteingang, Aufgaben mit Fälligkeit. Messen: durchschnittliche Zeit bis zur ersten Antwort auf eine Kundenanfrage.
White Label als Positionierung
Kunden arbeiten in einem Konto unter Ihrer Marke. Messen: ob Kunden das Konto tatsächlich nutzen, statt nach Berichten per Mail zu fragen.
Zusätzliche Einnahmen über den SaaS-Modus
Nur im Tarif Agency Pro und nur mit eigenem Support. Messen: Einnahmen abzüglich Tarifdifferenz, Support-Stunden und Zahlungsausfällen.[9]
Gestrichene Erfahrungsberichte.Die frühere Fassung zitierte drei „Agenturinhaber“ aus München, Hamburg und Berlin mit Einsparungen, Reaktionszeiten und null Kündigungen. Die Personen sind nicht benannt, die Aussagen nicht belegt. Sie wurden ersatzlos gestrichen; an ihre Stelle treten die Messpunkte oben.
Testplan
Vier Wochen Test mit echten Abläufen
Der Testzeitraum ist lang genug, um die wichtigsten Abläufe einer Agentur nachzubauen, wenn Sie ihn planen.
Woche 1
Grundgerüst
Agenturkonto einrichten, Team einladen, Rollen setzen
Einen Sub-Account für die eigene Agentur und einen für einen Pilotkunden anlegen
Ausgangswerte notieren: Antwortzeit, Onboarding-Dauer, Zeit für Berichte
Woche 2
Lead-Strecke
Formular, Pipeline und Kalender im Pilotkonto bauen
Nachfass-Workflow für neue Leads einrichten
Mit Testanfragen durchspielen, einschließlich verpasstem Termin
Woche 3
Kunde und Kommunikation
Posteingang mit E-Mail und einem weiteren Kanal verbinden
Onboarding-Workflow nach Vertragsabschluss bauen
Snapshot erstellen und in ein zweites Kundenkonto übertragen
Woche 4
Marke und Entscheidung
White Label mit Logo und Anmeldedomain einrichten
Nebenkosten der Testwochen auswerten
Ausgangswerte erneut messen und mit Woche 1 vergleichen
Fazit
Fazit: welches CRM zu welcher Agentur passt
Die frühere Fassung schloss mit einer „klaren Empfehlung“ für alle Agenturen. Die ehrlichere Antwort hängt vom Agenturtyp ab.
Ein CRM für Agenturen muss zwei Dinge können, die ein gewöhnliches Vertriebs-CRM selten gleichzeitig kann: den eigenen Vertrieb der Agentur abbilden und die Kontakte mehrerer Kunden getrennt verwalten. Dazu kommt, dass viele Agenturen für ihre Kunden Anfragen einsammeln, Termine vereinbaren und nachfassen. Wer genau das tut, profitiert von einem System, in dem Formular, Kalender, Nachrichten und Pipeline zusammengehören.
GoHighLevel ist für diesen Fall gebaut: ein Agenturkonto, Kundenkonten darunter, Snapshots für die Wiederholung, White Label für die eigene Marke und ein Preis pro Konto statt pro Nutzer. Die Grenzen sind ebenso klar: Abrechnung in US-Dollar mit Verbrauchskosten, Infrastruktur in den USA, eine spürbare Einarbeitung und keine Zeiterfassung oder Ressourcenplanung.[12][9][29]
HubSpot und Salesforce sind die naheliegende Wahl, wenn Marketing und Vertrieb der eigenen Agentur tief integriert laufen sollen und Budget für Lizenzen pro Nutzer vorhanden ist. Pipedrive passt, wenn es nur um den Agenturvertrieb geht. ClickUp und monday passen, wenn die Projektarbeit im Mittelpunkt steht und ein einfaches CRM mitlaufen soll. Und fast jede Agentur braucht neben dem CRM ein Werkzeug für Projekte und Stunden.
Die Entscheidung fällt am Ende nicht in einem Vergleich, sondern im Test: zwei Kundenkonten, ein Lead-Workflow, ein Onboarding und die eigenen Zahlen vorher und nachher.
FAQ
Häufige Fragen zum CRM für Agenturen
Die fünfzehn Fragen der früheren Fassung, neu beantwortet: mit Belegen statt Superlativen.
Welches CRM eignet sich am besten für Agenturen?
Das hängt davon ab, was das CRM tragen soll. Verwaltet es nur den eigenen Vertrieb, passen auch Vertriebs-CRMs wie Pipedrive oder HubSpot. Betreut die Agentur Leads und Kommunikation für mehrere Kunden, ist ein System mit getrennten Kundenkonten wie GoHighLevel naheliegend. Für Projekte und Stunden braucht fast jede Agentur zusätzlich ein eigenes Werkzeug. Die Kriterien stehen unter Neun Kriterien.
Warum nutzen viele Agenturen GoHighLevel?
Wegen des Aufbaus: ein Agenturkonto mit Sub-Accounts je Kunde, dazu Formulare, Funnels, Kalender, E-Mail, SMS und Pipeline in einem Produkt, White Label der Web-App und ein Preis pro Konto mit unbegrenzten Nutzern. Wie viele Agenturen es nutzen, wissen wir nicht; die frühere Zahl von über 60.000 hatte keine Quelle.[9][12]
Kann man mit GoHighLevel mehrere Kunden gleichzeitig verwalten?
Ja. Jeder Kunde bekommt einen Sub-Account mit eigenen Kontakten, Pipelines, Kalendern, Workflows und Nachrichten. Der Tarif Starter umfasst laut Preisseite drei Sub-Accounts, Unlimited und Agency Pro unbegrenzt viele. Die frühere Angabe „Starter: 1 Sub-Account“ war falsch.[12][9]
Welche CRM-Software eignet sich für Leadgenerierung?
Für Leadgenerierung im Auftrag von Kunden zählen Formulare oder Funnels, sofortige Benachrichtigung, Nachfassen per E-Mail und SMS, Terminbuchung und die Zuordnung der Quelle, und zwar getrennt je Kunde. GoHighLevel dokumentiert all diese Bausteine. Für die eigene Leadgenerierung einer kleinen Agentur reicht oft auch ein Vertriebs-CRM mit Formular.[27][1]
Welche CRM-Systeme unterstützen White Label für Agenturen?
Für GoHighLevel ist White Label der Web-App dokumentiert, mit Logo auf Anmeldeseite, Kopfzeile und Benachrichtigungen; Domain und Absender richten Sie selbst ein. Für die anderen Anbieter dieses Vergleichs haben wir White Label nicht belegt. Die frühere Fassung behauptete, HubSpot biete es nur sehr eingeschränkt und Salesforce und Pipedrive gar nicht; eine Quelle nannte sie nicht. Fragen Sie den jeweiligen Anbieter.[10]
Ist GoHighLevel besser als HubSpot für Agenturen?
Nicht allgemein. GoHighLevel ist auf mehrere Kundenkonten unter einer Agentur ausgelegt und rechnet pro Konto; HubSpot ist eine ausgereifte Marketing- und Vertriebsplattform mit breitem Integrationsangebot, die pro Lizenz rechnet und eine kostenlose Stufe hat. Für eine Agentur, die Lead-Strecken für viele Kunden betreibt, spricht mehr für GoHighLevel; für eine Agentur, die vor allem den eigenen Vertrieb und Marketing tief integrieren will, oft mehr für HubSpot.[9][16]
Welche CRM-Software spart Agenturen am meisten Zeit?
Das lässt sich nicht allgemein beantworten. Zeit spart ein CRM dort, wo heute Handarbeit anfällt: beim Nachfassen, beim Onboarding, bei wiederkehrenden Nachrichten und beim Zusammensuchen von Informationen. Die frühere Angabe von acht bis fünfzehn gesparten Stunden pro Woche war nicht belegt. Messen Sie die Zeit für diese Aufgaben vor und während des Tests.
Was kostet GoHighLevel für Agenturen?
Laut Preisseite 97 US-Dollar im Monat für Starter, 297 für Unlimited und 497 für Agency Pro, jeweils pro Konto mit unbegrenzten Nutzern und Kontakten. Dazu kommen Verbrauchskosten für SMS, Telefonie und E-Mail sowie gegebenenfalls Zusätze. Die öffentliche Preisseite nennt einen Testzeitraum von 14 Tagen; über den Partnerlink dieser Website sind es nach Auskunft des Partnerkontos 30 Tage.[9]
Kann GoHighLevel Pipedrive ersetzen?
Für die Pipeline in vielen Fällen ja: GoHighLevel dokumentiert Pipelines mit Stufen, Verkaufschancen und Kontaktverwaltung und bringt Formulare, Kalender und Nachrichten mit. Pipedrive bleibt eine gute Wahl, wenn ein Vertriebsteam eine schlanke, schnell erlernbare Pipeline sucht und keine Kundenkonten braucht. Bauen Sie Ihre Pipeline im Test nach, bevor Sie kündigen.[2][21]
Wie lange dauert die Einrichtung von GoHighLevel?
Eine belastbare Zahl gibt es nicht; sie hängt davon ab, wie viele Abläufe, Kundenkonten und Kanäle Sie einrichten. Die frühere Angabe „zwei bis vier Stunden“ für die Grundkonfiguration war nicht belegt. Rechnen Sie für White Label mit Arbeit an DNS-Einträgen, für Snapshots mit dem sorgfältigen Aufbau eines Musterkontos. Der Vier-Wochen-Plan gibt eine Reihenfolge vor.
Welches CRM ist am besten für Social-Media-Agenturen?
Für Social-Media-Agenturen zählt vor allem, ob Nachrichten aus Messengern und sozialen Netzwerken zusammen mit E-Mail in einem Posteingang landen und von dort in eine Pipeline wandern. GoHighLevel dokumentiert einen Posteingang für mehrere Kanäle. Redaktionsplanung und Veröffentlichung von Beiträgen sind eine andere Aufgabe; prüfen Sie, ob Ihr bisheriges Werkzeug dafür bleiben soll.[28]
Hat GoHighLevel eine eigene App für mobile Nutzung?
Ja, eine mobile App gehört laut Preisseite zum Produkt. Eine App unter dem Namen Ihrer Agentur ist ein Zusatz für 497 US-Dollar im Monat und verlangt eigene Entwicklerkonten bei Apple und Google. Die frühere Aussage, die Marken-App sei „in dieser Preisklasse einzigartig“, war nicht belegt.[9][11]
Kann GoHighLevel E-Mails automatisch verschicken?
Ja, aus Workflows heraus, etwa als Eingangsbestätigung, Terminerinnerung oder Folge von Nachrichten, und als Rundmail. Für gute Zustellbarkeit richten Sie eine eigene Absenderdomain ein. Für werbliche Mails gilt in Deutschland § 7 UWG: ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung nur in engen Ausnahmen.[4][26]
Ist GoHighLevel DSGVO-konform?
Kein Produkt ist für sich „DSGVO-konform“; es kommt auf Vertrag, Einrichtung und Nutzung an. HighLevel stellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag bereit, nennt eine Zertifizierung nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework und gibt an, dass die Produktinfrastruktur in den USA liegt. Als Agentur brauchen Sie zusätzlich mit jedem Kunden einen Auftragsverarbeitungsvertrag, der HighLevel als Unterauftragsverarbeiter vorsieht. Details unter Datenschutz in der Agentur.[31][29][30]
Wann lohnt sich der Wechsel zu GoHighLevel für eine Agentur?
Eher, wenn Sie mehrere Kunden mit Lead-Strecken oder Kommunikation betreuen, mehrere Werkzeuge für Formular, Kalender, E-Mail und SMS bezahlen, Nachfassen und Onboarding von Hand erledigen und Ihr Team so groß ist, dass Preise pro Nutzer ins Gewicht fallen. Eher nicht, wenn Sie vor allem Projektplanung und Zeiterfassung brauchen oder zwei Personen nur den eigenen Vertrieb verwalten.
Mit der eigenen Agentur prüfen, nicht mit Versprechen
Legen Sie im Testzeitraum zwei echte Kundenkonten an, bauen Sie einen Lead-Workflow und ein Onboarding nach und
messen Sie, was sich ändert. Dann entscheiden Sie mit Ihren eigenen Zahlen.
Jede Angabe über Produkte, Preise und Gesetze ist hier belegt: mit Abrufdatum, Adresse zum
Nachprüfen (als Text, nicht verlinkt), Wortlaut und dem, was die Quelle ausdrücklich nicht belegt.
1
HighLevel: Introduction to Workflows and Automations
HighLevel Support Portal · abgerufen am 2026-09-20 · help.gohighlevel.com/support/solutions/articles/155000002445-introduction-to-workflows-and-automations
„Workflow automation is the process of using technology to perform repetitive tasks automatically.“ „A trigger is an event that sets your workflow into motion.“ „An action is the task performed in response to a trigger.“ Genannte Auslöser: Terminbuchung, Formular, Antwort auf eine Nachricht.
Belegt: Das dokumentierte Modell (ein Auslöser, dann Aktionen) und die Beispiele, die der Hersteller selbst nennt.Belegt nicht: Keine vollständige Liste der Auslöser, keine Aussage, welcher Tarif was enthält, keine Zeitersparnis.
2
HighLevel: Understanding Pipelines
HighLevel Support Portal · abgerufen am 2026-09-20 · help.gohighlevel.com/support/solutions/articles/155000001982-understanding-pipelines
„Pipelines are visual workflow tools that show the progress of leads, deals, or customers from start to finish.“ „A pipeline is made up of stages, with each stage representing a step in your sales or customer journey.“
Belegt: Was eine Pipeline und eine Stufe in diesem Produkt sind.Belegt nicht: Keine Aussage zu Prognosegenauigkeit oder Berichtstiefe.
3
HighLevel: Understanding Attribution Source und Agency Rolled-Up Reporting
HighLevel Support Portal · abgerufen am 2026-09-21 · help.gohighlevel.com/support/solutions/articles/48001219997-understanding-attribution-source
„Attribution provides a breakdown of which channels or sources a contact came from.“ · „Both are always stored on every single contact.“ (erste und letzte Zuordnung) · Aus dem Artikel zum Agentur-Reporting: „A selection of key data from all subaccounts is rolled up into the agency account for reporting.“ „Please Note: This feature is only available on the Pro Plan ($497/month , $4970/year)“
Belegt: Jeder Kontakt speichert seine erste und letzte Quelle; ein zusammengefasster Bericht über alle Kundenkonten ist nur im Tarif Agency Pro enthalten.Belegt nicht: Keine Aussage zur Genauigkeit der Zuordnung; sie hängt vom Tracking-Aufbau ab. Keine Werte aus Werbeplattformen ohne Anbindung.
HighLevel Support Portal · abgerufen am 2026-09-21 · help.gohighlevel.com/support/solutions/articles/155000005058-getting-started-setup-email-phone-and-sms
„Easily reach individual contacts from their profile using SMS, Email, or Phone.“
Belegt: SMS, E-Mail und Telefon lassen sich aus dem Kontaktprofil heraus nutzen.Belegt nicht: Keine Kosten pro Nachricht, keine Zustellraten, keine Aussage zur Zulässigkeit von Werbenachrichten in Deutschland.
5
HighLevel: Integrating Google with HighLevel Calendars
HighLevel Support Portal · abgerufen am 2026-09-21 · help.gohighlevel.com/support/solutions/articles/155000002369-integrating-google-with-highlevel-calendars
„Google Calendar integration with HighLevel enables real-time scheduling, streamlined availability management, and seamless syncing across platforms.“ Aus „Getting Started: Setup a Booking Calendar“: „Share the calendar link to start booking appointments!“
Belegt: Eine Kalenderfunktion, deren Link zur Terminbuchung geteilt wird, und die Synchronisierung mit Google Kalender.Belegt nicht: Keine Aussage zu anderen Kalendersystemen im Einzelfall, zu Auslösern für nicht wahrgenommene Termine und keine Wirkung auf Terminausfälle.
6
HighLevel: Unified Task Management Across Contacts and Opportunities
HighLevel Support Portal · abgerufen am 2026-09-21 · help.gohighlevel.com/support/solutions/articles/155000005529-unified-task-management-across-contacts-and-opportunities
„Unified Task Management in HighLevel allows you to create and manage tasks from both the Contacts and Opportunities modules using the same interface.“ · „Recurring Task Options: Set up tasks to repeat on a schedule“ · „You can filter tasks by assignee or task status“
Belegt: Aufgaben an Kontakten und Verkaufschancen, wiederkehrende Aufgaben, Filter nach zuständiger Person und Status.Belegt nicht: Keine Projektplanung mit Abhängigkeiten, keine Zeiterfassung. Eine Suche in der Hilfe fand dazu nur offene Funktionswünsche im Ideen-Board des Herstellers (ideas.gohighlevel.com), keine dokumentierte Funktion.
7
MOCO: Agentursoftware (Startseite)
MOCO · abgerufen am 2026-09-21 · mocoapp.com/
„Die ERP Agentursoftware, die Spass macht. Für IT-Dienstleister, Beratungsunternehmen, Agenturen“ · Funktionsliste: „Zeiterfassung Abrechnung Kundenakquise Kapazitätsplanung Personal & Kontakte Rechnungseingang“
Belegt: Ein Beispiel für die Kategorie Agentursoftware, die Projekte, Zeiterfassung, Kapazitätsplanung und Abrechnung verbindet und daneben einen Akquise-Teil hat.Belegt nicht: Keine Preise (die Preisseite war nicht erreichbar), keine Bewertung des Produkts, keine Empfehlung.
8
HighLevel: How to Create Invoices
HighLevel Support Portal · abgerufen am 2026-09-21 · help.gohighlevel.com/support/solutions/articles/48001208702-how-to-create-invoices-in-highlevel
„You can easily create invoices from within the system.“ · „Limitation to using invoicing without Stripe Connect is that the user will need to manually record the payments“ · „You can send the invoice through email and text“
Belegt: Rechnungen lassen sich im System erstellen und per E-Mail oder SMS versenden; ohne Stripe-Anbindung werden Zahlungen von Hand erfasst.Belegt nicht: Keine Aussage zu deutschen E-Rechnungsformaten (XRechnung, ZUGFeRD) oder zu den GoBD. Keine Abrechnung nach erfassten Stunden.
9
HighLevel: Pricing
HighLevel · abgerufen am 2026-09-21 · gohighlevel.com/pricing
„Starter $97 /Month […] 3 Sub-Accounts Unlimited Contacts Unlimited Users“ · „Unlimited $297 /Month […] Unlimited Sub-Accounts Rebill Phone & Email (no markup) Basic API Access“ · „Agency Pro $497 /Month […] SaaS Mode Automated Sub-Account Creation Rebill Phone & Email with Markup“ · „On all plans, you get unlimited contacts and unlimited users (team members).“ · „you have the ability to white-label the desktop web app, meaning your clients see your logo and branding when they log in“ · „SaaS Mode transforms HighLevel into your own sellable software product.“ · „Start Your 14 Day Free Trial Today!“ · Zusätze: „WhatsApp integration $10/month per sub-account“, „White label mobile app $497/month“ · „*Usage based charges apply.“
Belegt: Tarifnamen und Listenpreise in US-Dollar pro Konto und Monat, die Zahl der Sub-Accounts je Tarif, unbegrenzte Nutzer und Kontakte in allen Tarifen, White Label der Desktop-Web-App, SaaS-Modus nur in Agency Pro, Weiterberechnung von Telefonie und E-Mail an Kunden (in Agency Pro mit Aufschlag), die kostenpflichtigen Zusätze WhatsApp und White-Label-App, verbrauchsabhängige Gebühren und den öffentlich genannten Testzeitraum von 14 Tagen.Belegt nicht: Keine Europreise, keine Umsatzsteuer, keine Verbrauchspreise für Deutschland. Ein Testzeitraum von 30 Tagen steht nicht auf dieser Seite: er ist eine Kondition des Partnerlinks dieser Website.
10
HighLevel: Agency Company Settings in HighLevel
HighLevel Support Portal · abgerufen am 2026-09-20 · help.gohighlevel.com/support/solutions/articles/48000982604-agency-company-settings-in-highlevel
„Upload your agency logo to display in key client-facing areas such as the login screen, app header, and system-generated emails.“ · „There isn’t a separate agency-wide favicon upload in Company → Whitelabel at this time.“
Belegt: Wo das Agenturlogo erscheint und dass ein agenturweites Favicon an dieser Stelle nicht hochgeladen werden kann.Belegt nicht: Keine Schritt-für-Schritt-Anleitung für Anmeldedomain und Absenderdomain; keine Aussage, dass nach der Einrichtung nirgends mehr der Herstellername erscheint.
11
HighLevel: Pricing Guide und Whitelabel Mobile App
HighLevel Support Portal · abgerufen am 2026-09-21 · help.gohighlevel.com/support/solutions/articles/155000001156-highlevel-pricing-guide
„Whitelabel Mobile App $497/mo or $1491/quarter“ · „The Whitelabel Mobile App allows agencies to offer a branded mobile app experience to clients or end users.“ · „Branded Client Portal App […] Pricing: $49/mo per enabled sub-account.“ · Aus der Anleitung zur White-Label-App: „Building and publishing a Whitelabel Mobile App requires the applicable Custom Agency App subscription and properly configured Apple and Google developer accounts.“ Die Preisseite führt „HighLevel mobile app“ unter den enthaltenen Funktionen.
Belegt: Eine mobile App ist Teil des Produkts; eine App unter eigener Marke ist ein Zusatz für 497 US-Dollar im Monat und verlangt eigene Entwicklerkonten bei Apple und Google.Belegt nicht: Keine Funktionsliste der Standard-App; der Übersichtsartikel zu den mobilen Apps war ohne Anmeldung nicht lesbar.
12
HighLevel: What is an Agency Sub-Account in HighLevel?
HighLevel Support Portal · abgerufen am 2026-09-21 · help.gohighlevel.com/support/solutions/articles/155000007979-what-is-an-agency-sub-account-in-highlevel-
„Go to your agency view. Start creating a new sub-account.“ · „This is my client’s account: Use this option when creating a sub-account for a client’s business. This is my own account: Use this option when creating an account for your agency’s internal workspace, SaaS operations, or rebilling setup.“
Belegt: Die Trennung zwischen Agenturansicht und Sub-Accounts und dass Sub-Accounts sowohl für Kunden als auch für die eigene Agentur angelegt werden.Belegt nicht: Keine vollständige Liste der Module eines Sub-Accounts; dass Kontakte, Pipelines und Workflows je Sub-Account getrennt sind, ergibt sich aus den Einträgen zu Snapshots und Berechtigungen.
13
HighLevel: User Access und Agency: Managing User Roles & Permissions
HighLevel Support Portal · abgerufen am 2026-09-21 · help.gohighlevel.com/support/solutions/articles/48000982600-user-access
Unter „User Type“: „Agency : user can access all client accounts under the agency Account : user can access only selected client accounts“ · „Least Privilege Principle : Give users only the permissions they need.“ · Aus dem Artikel zu Agenturrollen: „The user can access only the sub-accounts assigned to them.“
Belegt: Auf Agenturebene lässt sich festlegen, ob ein Teammitglied alle Kundenkonten oder nur ausgewählte sieht.Belegt nicht: Keine Aussage, ob Kunden selbst über dieselbe Rolle Zugriff erhalten sollten; das ist eine Entscheidung der Agentur.
14
HighLevel: Missed Call Text Back
HighLevel Support Portal · abgerufen am 2026-09-21 · help.gohighlevel.com/support/solutions/articles/48001239140-where-and-how-to-configure-the-missed-call-text-back-feature
„HighLevel’s Missed Call Text Back feature automatically sends a text message to callers you weren’t able to reach, so every inbound call gets acknowledged right away […] even after hours.“
Belegt: Eine Funktion, die Anrufern nach einem verpassten Anruf automatisch eine SMS schickt.Belegt nicht: Keine Aussage zur Verfügbarkeit deutscher Rufnummern und zu den Kosten je SMS.
15
HighLevel: WhatsApp Pricing, Billing and Rebilling Guide
HighLevel Support Portal · abgerufen am 2026-09-21 · help.gohighlevel.com/support/solutions/articles/155000001428-whatsapp-pricing-billing-and-rebilling-guide
„Agency Charge $10 / month per sub-account Charged to the agency for each WhatsApp-enabled sub-account“ · „WhatsApp in HighLevel now uses a per-message pricing model , charging businesses for each delivered message“
Belegt: WhatsApp kostet je aktiviertem Kundenkonto 10 US-Dollar im Monat, dazu Gebühren pro zugestellter Nachricht.Belegt nicht: Keine Nachrichtenpreise für Deutschland in dieser Zusammenfassung; die Tabelle der Tarife steht auf der Seite selbst.
16
HubSpot Sales Hub: Preise
HubSpot · abgerufen am 2026-09-21 · hubspot.de/pricing/sales
„Kostenlos für bis zu 2 Benutzer.“ · Starter „Ab 7 €/Monat/Lizenz“ · Professional „Ab 90 €/Monat/Lizenz“, dazu der Hinweis, dass die Kosten „nicht das erforderliche einmalige Professional-Onboarding“ enthalten · Enterprise „Ab 150 €/Monat/Lizenz“. Die Seite wird per Skript aufgebaut; die Werte stimmen mit der Portfolio-Lesung vom 2026-09-20 überein.
Belegt: Die auf der deutschen Preisseite ausgewiesenen Einstiegspreise pro Lizenz und Monat und eine kostenlose Stufe für bis zu zwei Benutzer.Belegt nicht: Keinen Gesamtpreis: Die Seite zeigt je nach Zahlweise auch höhere Monatsbeträge; Onboarding-Gebühren und Zusatzmodule sind hier nicht beziffert. White Label bewertet sie nicht.
17
HubSpot: Solutions Partner Program
HubSpot · abgerufen am 2026-09-21 · hubspot.de/partners
„Das Solutions Partner Program von HubSpot richtet sich an Agenturen, Dienstleistungs- und Beratungsunternehmen, die Firmen dabei unterstützen, mittelständische und Großkundschaft anzusprechen, mit ihr zu interagieren und sie zu binden.“
Belegt: HubSpot hat ein Partnerprogramm, das sich an Agenturen richtet.Belegt nicht: Keine Konditionen, keine Aussage zu getrennten Kundenkonten unter einer Agentur oder zu White Label.
18
ClickUp: Pricing und ClickUp CRM
ClickUp · abgerufen am 2026-09-21 · clickup.com/pricing
„Free Forever“ · „Unlimited […] $7 Per user/month, billed yearly […] $10 Per user/month, billed monthly“ · „Business […] $12 Per user/month, billed yearly […] $19 Per user/month, billed monthly“ · Von clickup.com/teams/crm: „Other CRMs track the deal. This tracks the deal and the work.“
Belegt: Preise pro Nutzer in US-Dollar und dass ClickUp ein CRM-Angebot als Verbindung von Vertrieb und Arbeitsorganisation beschreibt.Belegt nicht: Keine Europreise; keine Aussage zu SMS, Terminbuchung oder Kundenkonten.
19
monday CRM: Preise
monday.com · abgerufen am 2026-09-21 · monday.com/crm/pricing
Belegt: Preise pro Benutzer, jeweils monatlich und bei jährlicher Zahlung (der niedrigere Wert), und eine Voreinstellung von drei Benutzern.Belegt nicht: Eine verbindliche Mindestzahl an Benutzern steht nicht ausdrücklich da; prüfen Sie die Plätze, die Ihnen tatsächlich berechnet werden.
20
Salesforce Sales Cloud: Preise
Salesforce · abgerufen am 2026-09-21 · salesforce.com/de/sales/pricing/
„Starter Suite […] 25 € EUR/Pro Benutzer/Monat (Abrechnung auf Monats- oder Jahresbasis)“ · „Pro Suite […] 100 € EUR/Pro Benutzer/Monat (Jährliche Abrechnung)“ · weitere Editionen: „Core […] 195 €“, „Advanced […] 395 €“, „Max […] 550 €“.
Belegt: Die ausgewiesenen Preise pro Benutzer und Monat der Sales-Cloud-Editionen.Belegt nicht: Keine Implementierungskosten, keine Partnerkosten, kein Funktionsvergleich.
21
Pipedrive: Preise
Pipedrive · abgerufen am 2026-09-21 · pipedrive.com/de/pricing
Belegt: Die ausgewiesenen Preise pro Nutzerprofil und Monat bei jährlicher Abrechnung.Belegt nicht: Keine Preise bei monatlicher Abrechnung, keinen Funktionsumfang je Tarif.
22
HighLevel: Manage Sub-Account User Roles & Permissions
HighLevel Support Portal · abgerufen am 2026-09-21 · help.gohighlevel.com/support/solutions/articles/155000002544-user-roles-permissions-and-assigned-data-subaccount
„Admin: full access to all modules and settings in the sub-account“ · „User: restricted access; granular permissions apply.“ · „Toggle Only Assigned Data to restrict a user's visibility to only the leads, opportunities, and data explicitly assigned to them.“
Belegt: Zwei Rollen innerhalb eines Sub-Accounts, feinere Berechtigungen und eine Einstellung, mit der ein Nutzer nur die ihm zugewiesenen Kontakte und Verkaufschancen sieht.Belegt nicht: Keine Aussage, ob die Einstellung alle Module gleich abdeckt; das ist im Testkonto zu prüfen.
23
HighLevel: Snapshots Overview
HighLevel Support Portal · abgerufen am 2026-09-21 · help.gohighlevel.com/support/solutions/articles/48000982511-snapshots-overview
„Snapshots can copy many configuration assets from a source sub-account.“ Genannt werden unter anderem „Workflow, Triggers“, „Custom Fields, […] Pipelines, Tags“, „Forms, Funnels & Websites“, „Dashboards“. „Snapshots are designed to transfer configuration and selected reusable assets, not live account activity or customer records.“ „Common items that do not transfer include: Contacts Appointments Conversations Conversation history Messages Reputation data Live account activity Stripe connections Integrations and third-party account connections“. „You must refresh the Snapshot to capture new or changed assets from the source sub-account.“
Belegt: Was ein Snapshot überträgt (Konfiguration) und was nicht (Kontakte, Termine, Unterhaltungen, Zahlungs- und Drittanbindungen), und dass er nicht automatisch aktualisiert wird.Belegt nicht: Keine Aussage über die Dauer einer Übertragung und keine Garantie, dass jede übertragene Einstellung ohne Nacharbeit funktioniert; der Artikel nennt selbst nötige Nachkonfiguration.
24
HighLevel: How to Send Review Requests
HighLevel Support Portal · abgerufen am 2026-09-21 · help.gohighlevel.com/support/solutions/articles/48001222668-how-to-send-review-requests
„There are three ways to send review requests from within the CRM: 1. Quick Actions - This is a Manual action by the user 2. Workflow Action - This is an Automated action that sends a review request from within a workflow.“ · „To send Google reviews links please integrate GMB first“
Belegt: Bewertungsanfragen lassen sich von Hand oder aus einem Workflow senden; für Google-Bewertungen ist das Google-Unternehmensprofil anzubinden.Belegt nicht: Keine Aussage zur Zulässigkeit von Bewertungsanfragen im Einzelfall und keine Wirkung auf die Zahl der Bewertungen.
25
HighLevel: How to Create and Manage a Contact Form
HighLevel Support Portal · abgerufen am 2026-09-21 · help.gohighlevel.com/support/solutions/articles/155000004549-how-to-create-and-manage-a-contact-form-in-highlevel
„When a new lead submits a HighLevel form, a contact record is automatically created so the information can be managed inside the CRM.“
Belegt: Ein abgesendetes Formular legt automatisch einen Kontakt an.Belegt nicht: Keine Aussage zur Einwilligungsabfrage im Formular; die gestalten Sie selbst.
26
§ 7 UWG: Unzumutbare Belästigungen
Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de · abgerufen am 2026-09-21 · gesetze-im-internet.de/uwg_2004/__7.html
Abs. 2 Nr. 2: „bei Werbung unter Verwendung einer automatischen Anrufmaschine, eines Faxgerätes oder elektronischer Post, ohne dass eine vorherige ausdrückliche Einwilligung des Adressaten vorliegt“. Abs. 3: keine unzumutbare Belästigung, wenn „1. ein Unternehmer im Zusammenhang mit dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung von dem Kunden dessen elektronische Postadresse erhalten hat, 2. der Unternehmer die Adresse zur Direktwerbung für eigene ähnliche Waren oder Dienstleistungen verwendet, 3. der Kunde der Verwendung nicht widersprochen hat und 4. der Kunde bei Erhebung der Adresse und bei jeder Verwendung klar und deutlich darauf hingewiesen wird, dass er der Verwendung jederzeit widersprechen kann“.
Belegt: Werbung per elektronischer Post braucht grundsätzlich eine vorherige ausdrückliche Einwilligung; die Bestandskundenausnahme hat vier Voraussetzungen, die alle erfüllt sein müssen.Belegt nicht: Der Gesetzestext bewertet keinen Einzelfall und keine Software.
27
HighLevel: Websites Overview
HighLevel Support Portal · abgerufen am 2026-09-21 · help.gohighlevel.com/support/solutions/articles/155000001633-websites-overview
„Sites give you the ability to create client-facing websites within HighLevel.“ · „Funnels are a step-by-step series of web pages, generally used for a specific purpose like capturing leads or booking appointments.“ · „You can only split test on Funnels.“
Belegt: Websites und Funnels werden in HighLevel gebaut; Funnels dienen etwa der Lead-Erfassung und Terminbuchung und lassen sich im Split-Test vergleichen.Belegt nicht: Keine Aussage zu Ladezeit, Suchmaschinentauglichkeit oder Konversionsraten der Seiten.
28
HighLevel: Getting Started with the New Conversations Experience
HighLevel Support Portal · abgerufen am 2026-09-21 · help.gohighlevel.com/support/solutions/articles/155000006610-getting-started-with-the-new-conversations-experience
„Read the full history across Email, SMS, WhatsApp, Facebook/Instagram messages , and Internal Comments .“ · „Team Inbox: All conversations within the account (requires full data access).“ · „Internal comments and @mentions keep team discussion private and organized.“
Belegt: Ein gemeinsamer Verlauf je Kontakt über E-Mail, SMS, WhatsApp und Nachrichten aus Facebook und Instagram, ein Team-Posteingang und interne Kommentare.Belegt nicht: Keine Kosten je Kanal; WhatsApp ist ein kostenpflichtiger Zusatz (siehe WhatsApp-Eintrag).
29
HighLevel: Security and Compliance Overview
HighLevel Support Portal · abgerufen am 2026-09-21 · help.gohighlevel.com/support/solutions/articles/155000000574-highlevel-security-and-compliance-overview
„HighLevel outsources hosting of its product infrastructure to leading cloud infrastructure providers such as Google Cloud Platform Services and Amazon Web Services. Our product infrastructure resides in the United States.“ · „While HighLevel seeks to enable your GDPR compliance efforts, use of the HighLevel product alone does not make you GDPR compliant.“
Belegt: Die Produktinfrastruktur liegt nach Angabe des Herstellers in den USA, und die Nutzung des Produkts allein macht nach seiner eigenen Aussage niemanden DSGVO-gerecht.Belegt nicht: Die Seite nennt keine Wahl eines Speicherorts in der EU. Die Angaben sind Selbstauskünfte des Herstellers.
30
Art. 28 DSGVO: Auftragsverarbeiter
Verordnung (EU) 2016/679, Wortlaut nach der Wiedergabe auf dsgvo-gesetz.de (amtliche Fassung: EUR-Lex, CELEX 32016R0679) · abgerufen am 2026-09-21 · dsgvo-gesetz.de/art-28-dsgvo/
Abs. 2: „Der Auftragsverarbeiter nimmt keinen weiteren Auftragsverarbeiter ohne vorherige gesonderte oder allgemeine schriftliche Genehmigung des Verantwortlichen in Anspruch. Im Fall einer allgemeinen schriftlichen Genehmigung informiert der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen immer über jede beabsichtigte Änderung […], wodurch der Verantwortliche die Möglichkeit erhält, gegen derartige Änderungen Einspruch zu erheben.“ Abs. 3: „Die Verarbeitung durch einen Auftragsverarbeiter erfolgt auf der Grundlage eines Vertrags oder eines anderen Rechtsinstruments […]“
Belegt: Ein Auftragsverarbeiter braucht einen Vertrag mit dem Verantwortlichen und darf weitere Auftragsverarbeiter nur mit dessen vorheriger Genehmigung einsetzen.Belegt nicht: Die Norm sagt nicht, ob eine Agentur im Einzelfall Auftragsverarbeiter oder gemeinsam Verantwortliche ist. EUR-Lex war beim Abruf für automatisierte Zugriffe gesperrt; der Wortlaut stammt aus einer verbreiteten Textausgabe.
31
HighLevel: Data Processing Agreement und Sub-Processors
HighLevel · abgerufen am 2026-09-21 · gohighlevel.com/data-processing-agreement
„HighLevel will act as a Processor of Customer Personal Data. Customer will act as the Controller of Customer Personal Data. To the extent Customer acts as a Processor to other parties when processing Customer Personal Data, HighLevel will act as the Sub-Processor to Customer.“ · „HighLevel is certified to the EU-U.S. Data Privacy Framework […]“ · „If no objection is received within fourteen (14) days of receipt of the notice, Customer will be deemed to have consented to the update.“ Die Liste unter gohighlevel.com/sub-processors nennt Google Cloud und Amazon Web Services mit „Data Storage United States“.
Belegt: HighLevel ordnet sich als Auftragsverarbeiter ein und, wenn die Agentur selbst im Auftrag ihrer Kunden handelt, als deren Unterauftragsverarbeiter; es nennt eine Zertifizierung nach dem Data Privacy Framework, eine Widerspruchsfrist von 14 Tagen für neue Unterauftragsverarbeiter und Datenspeicherung in den USA.Belegt nicht: Der Vertrag ersetzt nicht Ihre Verträge mit Ihren Kunden. Ob die Zertifizierung am Tag Ihres Abschlusses gilt, prüfen Sie in der offiziellen Liste des Data Privacy Framework.